Hoe werkt time blocking + gratis template
Hoe werkt time blocking? Kun je daarmee stress verminderen? Kun je meer vrijheid voor jezelf creëren door jezelf meer structuur op te leggen?
Ja, dat kan zeker!
Wat is time blocking?
Zelf functioneer ik het beste als ik een vaste routine heb. Hoe meer vrijheid ik krijg, hoe meer structuur ik nodig heb.
Als freelancer of zelfstandig ondernemer mag/moet je zelf je werktijden bepalen. Hoewel dat fantastisch klinkt, kan dat soms lelijk uitpakken.
Zeker als je surft en je een groot deel van het jaar op Bali vertoeft.
In het begin surfte ik als er golven stonden. En als er geen golven stonden, dan schreef ik. Aangezien Bali bijna elke dag golven heeft, kwam er van mijn schrijfprojecten weinig terecht.
Wat mij uiteindelijk heeft geholpen mijn productiviteit op te krikken, was time blocking. Dit houdt in dat je de uren van je dag indeelt.
Je hoeft je er niet per se aan te houden, maar het helpt wel om een realistischer beeld te krijgen van wat je kunt doen die dag.
Waarom to-do lijstjes stressverhogend werken
Ik werkte eerst met to-do lijstjes, waarop ik al mijn taken voor een dag onder elkaar zette, denkende dat ik die allemaal zou kunnen afwerken.
Alleen het probleem is dat dit niet aangeeft hoeveel tijd een specifieke taak kost.
Soms kost iets langer dan je denkt, waardoor je je takenlijst niet afkrijgt en je het gevoel krijgt dat je niet genoeg hebt gepresteerd.
Je gaat balen van jezelf en je krijgt het idee dat je continu achter jezelf aanloopt.
Hoe werkt time blocking?
Een behulpzame methode is om taken in te delen naar tijd, zodat je efficiënter werkt en uiteindelijk meer tevreden bent met je productiviteit.
En dat heeft een positief effect op je eigenwaarde en stressniveau.
Daarnaast verbetert time blocking je focus. Als je weet hoeveel tijd je hebt voor een bepaalde taak, kun je je beter concentreren op die taak.
Je raakt dan niet afgeleid door het idee dat je nog zoveel andere dingen moet doen, want je hebt een realistische tijd afgebakend. Hierdoor verhoog je je productiviteit.
Voordelen van time blocking:
- Verbetert de focus: Wanneer je tijd voor een taak blokkeert, weet je dat je niets anders mag/hoeft te doen. Je vermindert daardoor afleidingen, zoals social media.
- Vermindert multitasking: Het instellen van een tijdsblok voor één specifieke taak maakt het makkelijker om je alleen op die taak te richten en niet overweldigd te raken door alle andere taken die je (denkt te) moeten doen.
- Verhoogt de productiviteit: Door je beter te kunnen focussen op één specifieke taak tegelijk, zul je zien dat je meer dingen gedaan krijgt op een dag dan ooit tevoren.
1. Geef prioriteit aan bepaalde taken
Stap één is dat je prioriteit geeft aan bepaalde taken.
Als je een to-do lijstje zou maken van alle taken die je kunt verzinnen, zou dat een eindeloos boekwerk worden.
Bepaal welke taken het belangrijkst zijn en welke als eerste moeten worden uitgevoerd. Wat is er zo belangrijk dat het niet kan wachten tot morgen? Concentreer je daar eerst op.
2. Plan al je activiteiten in, ook je lunch
Stap twee is om een schema te maken voor een hele week.
Zo kun je duidelijk zien op welke taken je je moet richten. Plan dan wel al je activiteiten in. Dit zijn niet alleen je evenementen, vergaderingen, workshops of lessen, maar ook je vrije tijd, je ontbijt, lunch en diner, afspraken met vrienden, etc. Zelfs het doen van boodschappen.
Stel, je werkt van 09.00 – 17.00 uur. Dan begin je al vanaf het moment dat je opstaat.
Hoeveel tijd heb je nodig om te ontbijten? Te douchen? Te mediteren? Yoga te doen? Hoe zit het met de lunch? En het avondeten? Geef aan alles een tijdsbestek.
Ik heb hier een gratis Week Planner template voor je die je kunt uitprinten.
Liever alles online houden? Gebruik dan Google Calendar of een andere digitaal kalendersysteem om je week in te delen.
3. Beperk activiteiten die je leegzuigen
Stap drie is om activiteiten te identificeren die energie uit je zuigen. Social media is daar eentje van.
Voorkom dat je tijd wordt opgeslokt door afleidingen die je niet blij of tevreden maken.
Soms denk je maar één of twee uur nodig te hebben voor een bepaalde taak. Maar dan kom je erachter dat je er een halve dag aan hebt besteed, omdat je bent afgeleid door nutteloze en onnodige dingen. Zonde!
Plan daarom tijd in voor het checken van je social media en e-mail.
Sommige mensen checken hun e-mail twintig keer op een dag. Dit is helemaal niet nodig.
E-mail is net als social media een afleiding. Een verslaving. Door slechts twee keer per dag je e-mails te lezen en te beantwoorden, heb je tenminste tijd om productief te zijn.
4. Werk in blokken van 25-40 minuten
De laatste stap is om te werken met een timer.
Hoewel het woord ‘timer’ nu niet echt een relaxed gevoel oproept, helpt het wel degelijk om stress te verminderen.
Ik werk nu in blokken van vijfendertig minuten. Elke keer als de piep afgaat, neem ik een pauze van vijf of tien minuten.
Op deze manier behoud ik mijn energie, weet ik wanneer ik moet bewegen, eten of drinken, en krijg ik ook meer dingen gedaan.
Als ik dat niet doe, dan blijf ik soms wel twee uur achter de computer zitten, totdat mijn lichaam zo gestrest is dat het me pauze dwingt te nemen.
Fijner is om die stress te voorkomen, niet te genezen. Bepaal hoe time blocking het best werkt voor jou. Word je moe of voel je spanning in je nek en schouders na vijfentwintig minuten? Werk dan in blokken van twintig minuten of minder.
Deze vorm van tijdsmanagement heet de Pomodoro Techniek. Het is in de jaren tachtig ontwikkeld door een Italiaanse student genaamd Francesco Cirillo.
Hij gebruikte gewoon een kookwekker en zette die op vijfentwintig minuten. Dit is lang genoeg om serieuze vooruitgang te boeken, en kort genoeg om niet te veel energie op te slurpen.
Je hersenen blijven fris en alert als je jezelf regelmatig pauzes geeft tussen de intervallen door. Zo kan je lijf zich herstellen en klaarmaken voor de volgende taak.
5. En vergeet vooral je yoga niet!
Hetzelfde kun je trouwens doen voor het beoefenen van yoga of meditatie.
Zet je timer op tien of twintig minuten en blijf op je mat zitten totdat de timer afgaat. Het maakt niet uit wat voor gedachten er door je hoofd gaan. Je brein zal van alles verzinnen om je van de mat af te halen.
Merk je gedachten simpelweg op en herinner jezelf aan de timer. De tijd is nog niet voorbij, dus je blijft zitten. Doe een ademhalingsoefening. Zodra de timer afgaat, mag je opstaan. Eerder niet.
Ontdek meer self-hack tips in ‘Het genot van goeie shit’
Benieuwd naar meer self-hack tips? In Het genot van goeie shit deel ik alle tools die mij helpen ontspannen te ondernemen en gezond te blijven.
